fenaco: Schweizer Agrargenossenschaft implementiert SAP Central Finance

Mit einem Umsatz von über 7,2 Milliarden Schweizer Franken und mehr 11.000 Mitarbeitenden gehört die fenaco Genossenschaft zu den größten Unternehmen und privaten Arbeitgebern in der Schweiz. Namhafte Marken wie UFA, RAMSEIER, Volg, LANDI und AGROLA gehören zur fenaco. Zwar hat die fenaco die Größe eines Konzerns; mit ihrer genossenschaftlichen Struktur ist sie aber sehr dezentral aufgestellt. Mit gut 40.000 Mitgliedern, davon über 23.000 Landwirtinnen und Landwirten, ist sie eine zentrale Akteurin im Agrar- und Lebensmittelbereich der Schweiz. 

Die IT-Architektur einer solchen Organisation im Bereich Finance neu aufzubauen, ist angesichts dieser Struktur keine leichte Aufgabe. Denn zum einen wünschten sich die Verantwortlichen der fenaco weniger komplexe Systeme und Prozesse und eine gruppenweite, aber zentrale Reportinglösung. Zum anderen aber sollten die Warenwirtschaftssysteme der Mitglieder aufgrund der hohen Individualisierung erhalten bleiben. 

„So dezentral wie möglich, so zentral wie nötig – das war die Direktive, die uns die Geschäftsleitung und der Verwaltungsrat von der fenaco am ersten Tag mit auf den Weg gegeben haben“, sagt Peter Harder, Schweizer Geschäftsführer von GAMBIT Consulting. „Aus rein technischer Sicht waren die immense Zahl der Warenwirtschaftssysteme und die separaten FI-Systeme natürlich ein echtes Brett“, so Peter Harder. 

„Wir haben daher in einer Vorstudie zunächst einmal geprüft, was möglich ist, um das Ziel der fenaco zu erreichen. Also ein zentrales Finanzsystem als zukünftige Finanzplattform für die Unternehmens-Berichterstattung und Prozesse und Systeme zu vereinfachen. Und dabei zugleich den Wunsch nach weiterhin dezentralen Lösungen zu berücksichtigen“, sagt Peter Harder.  

Die Voruntersuchung dauerte rund sechs Monate und beinhaltete unter anderem eine Vielzahl von Strategieinterviews mit dem Top-Management, Workshops und weitere Interviews zum Reporting, zu den Prozessen und zum Ausgangssystem. Des Weiteren analysierten die Berater:innen die technischen Voraussetzungen, die Prozesse und Datenstrukturen und konzeptionierten und bewerteten mögliche Zielsystemarchitekturen.   

Peter Harder: „Von Beginn an gab es einen intensiven Austausch im sogenannten Process Change and Advisory Board – und zwar direkt mit dem CFO der Gesamtgruppe. Für den Erfolg eines solchen Projekts sind diese Nähe und der regelmäßige Austausch mit dem Top-Management enorm wichtig. Denn zum einen lassen sich die strategischen Anforderungen bestmöglich berücksichtigen. Zum anderen gibt es so die notwendige Unterstützung fürs Projekt innerhalb des Unternehmens – ganz wichtig für die Akzeptanz eines solchen Transformationsprojekts im Unternehmen.“     

Das zentrale Ergebnis der Vorstudie war, dass die Anforderungen der fenaco in jeder Hinsicht umsetzbar sind. 

Einerseits lässt sich auf der Basis von SAP S/4HANA ein zentrales Finanzsystem aufbauen – ein System, mit dem die Gruppe in Zukunft die operative Finanzbuchhaltung, das Reporting und die Konsolidierung zentral und in Echtzeit abwickeln kann. Andererseits können die Warenwirtschaftssysteme bzw. die SAP- und Non-SAP-Quellsysteme (u. a. Bison-Process-Systeme, Bison-Trading-Systeme und weitere Drittanbieter-Systeme) bestehen bleiben. 

Technisch bedeutet das: Die Experten binden die Warenwirtschaftssysteme im Projekt über eine Middleware direkt an ein zentrales Finanzsystem an. Dazu transformieren sie die bereits vorhandenen Schnittstellen zwischen den Warenwirtschafts- und den lokalen Finanzsystemen, sodass sie für die Anbindung an das zentrale Finanzsystem nutzbar sind.   

Die aus den Warenbewegungen und Rechnungen resultierenden Informationen werden dann in das SAP-Central-Finance-System repliziert. Die gesamte warenwirtschaftliche Prozesshoheit aber bleibt in den Quellsystemen. In der Folge werden die bisherigen lokalen Buchhaltungssysteme obsolet und durch das neue zentrale System ersetzt. 

Zur Harmonisierung der Daten der lokalen Warenwirtschaftssysteme hat die fenaco mit der internen IT eine eigene Plattform aufgebaut. Mithilfe dieser Plattform lassen sich die Buchungsbelege harmonisieren. Im Anschluss folgt die Übertragung über Middleware in das zentrale Finanzsystem auf einen zentralen SLT-Server (SAP Landscape Transformation Replication Server). 

Die fenaco kann die Projektziele mit der neuen Finanzplattform somit vollständig erreichen: Durch die Replizierung der Daten aus den Warenwirtschaftssystemen in das zentrale und einheitliche Finanzsystem steigt die Transparenz. Zudem sind weniger manuelle Arbeitsschritte erforderlich und der Abstimmaufwand sinkt. Nicht zuletzt verringert sich die Komplexität der Systemlandschaft – und die Flexibilität steigt. 

„Ganz wichtig war für uns als Auftraggeber, dass die Experten der GAMBIT das Pilotprojekt und die Ausrollung im gesamten Konzern trotz der Komplexität als zu 100 Prozent umsetzbar bewertet haben – und das sowohl aus technischer Sicht als auch mit Blick auf unsere Ressourcen“, sagt Patrick Schärli von der fenaco. „Das gilt auch für die Frage, wie genau die Implementierungen idealerweise ablaufen würden. Auch damit haben wir uns frühzeitig gemeinsam befasst und eine Strategie erarbeitet, welche sich im Nachhinein so auch bewährt hat“, fügt er hinzu. 

Der Fokus bei allen möglichen und von GAMBIT vorgestellten Implementierungspfaden lag auf einer schrittweisen Vorgehensweise. Sie ist gekennzeichnet durch kurze Designphasen, das schrittweise Sammeln von Erfahrungen und eine schnelle Inbetriebnahme von Teilimplementierungen. Zudem ist genügend Zeit eingeplant, um die Mitarbeitenden einzuarbeiten und an das neue System heranzuführen. 

Nach der Entscheidung für ein zentrales Finanzsystem auf der Basis von SAP S/4HANA folgten in den ersten Monaten des Jahres 2021 zunächst wichtige interne Vorarbeiten für das Pilotprojekt. So bereiteten interne Spezialisten die Quellsysteme und Schnittstellen für die spätere Umstellung vor. Zudem planten die Verantwortlichen die Ausschreibung des Pilot-Projekts, für das GAMBIT den Zuschlag erhielt. 

„Im Pilotprojekt haben wir ab Anfang Juli 2021 gemeinsam mit dem Projektteam der fenaco das zentrale Finanzsystem aufgebaut. Dazu haben wir drei repräsentative Gesellschaften ausgewählt, die durch jeweils andere Warenwirtschaftssysteme gekennzeichnet sind“, erklärt Sebastian Schmitz, Projektleiter des fenaco-Projekts von GAMBIT Consulting. Die drei Gesellschaften – und in einer zweiten Phase das große Stammhaus der fenaco als Zentralgesellschaft – wurden dann 2022 bis 2024 nach und nach live gesetzt. 

Bei der Piloteinführung richteten die SAP-Experten für die teilnehmenden Gesellschaften – wenn sie zuvor in einem Non-SAP-System gearbeitet haben – sämtliche operative Prozesse ein. Dazu zählten beispielsweise das Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen- und Abschlussmanagement. Die fenaco konnte für diese im zentralen Finanzsystem implementierten Gesellschaften bereits die Intercompany-Abstimmung nutzen. 

„Insbesondere die Harmonisierung der GP-Stammdaten mit SAP MDG im Rahmen des Piloten war hierbei aus meiner Sicht eine gewaltige Leistung. Es bedurfte sehr viel Spezialwissen und Detailarbeit, um das MDG-System mit der Vielzahl der verschiedenen Quellsysteme der Mitglieder in Einklang zu bringen“, sagt Sebastian Schmitz. „Aber unser Datenmigrationsteam hat hier – gemeinsam mit der fenaco – wirklich ganze Arbeit geleistet. Das Team hat gezeigt, wie gut es auch mit höchster Komplexität umgehen kann.“ 

„Insgesamt sind wir nun dank dieser hervorragenden Arbeit unseres gesamten Teams bei der fenaco und unseres Partners GAMBIT auf einem sehr guten Weg in unserem Programm und konnten den perfekten Grundstein und die Basis legen für den nun laufenden Roll-out im Konzern“, so Patrick Schärli von der fenaco. 

„Mit dem zentralen Finanzsystem – und das war und ist unser oberstes Ziel – werden wir künftig schneller und transparenter. Mit diesem Projekt legen wir die Basis für eine digitalisierte Zukunft in der fenaco LANDI Gruppe und mit SAP haben wir sicher die Lösung dafür gefunden. Für die fenaco ist ein solches Projekt ein Novum und beeinflusst die Art und Weise, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten.“