Die Verwaltung von Stammdaten ist eine komplexe Aufgabe, die Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen stellt. Diese können technischer, organisatorischer oder prozessualer Natur sein. Eine unzureichende Vorgehensweise kann weitreichende negative Folgen für die Effizienz, die Datenqualität und den Geschäftserfolg haben. Eine proaktive Herangehensweise ist daher von hoher Bedeutung.
Die drei größten Herausforderungen in der Stammdatenverwaltung sind:
Im Folgenden werden diese Aspekte genauer beschrieben.
Qualität und Genauigkeit der Stammdaten
Die Qualität und Genauigkeit der Stammdaten ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen. Denn im Laufe der Zeit können Stammdaten durch manuelle Fehler, fehlende Standards oder mangelnde Pflege an Qualität verlieren. Schlechte Datenqualität führt beispielsweise zu folgenden Problemen:
Um solche Szenarien zu vermeiden, muss die Datenqualität fortlaufend optimiert werden. Dies erfordert kontinuierliche Pflegemaßnahmen, Datenqualitätsregeln, Mitarbeiterschulungen und spezielle Werkzeuge.
Die Verantwortung liegt nicht nur bei der IT, sondern auch bei allen beteiligten Fachabteilungen. Denn Bereiche wie Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung nutzen zwar unterschiedliche Systeme oder Module, greifen aber auf dieselben Informationen zurück. Nur wenn die Pflege gemeinschaftlich organisiert ist, bleibt die Datenbasis belastbar.
Datenschutz und Sicherheitsaspekte
Cyberbedrohungen nehmen zu und Datenschutzgesetze werden immer restriktiver. Datenschutz und Sicherheitsaspekte sind bei der Stammdatenverwaltung daher von großer Bedeutung. Immerhin enthalten Stammdaten oft sensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Verlust geschützt werden müssen. Typische Herausforderungen in diesem Bereich können wie folgt skizziert werden:
Die Bewältigung dieser Sicherheitsherausforderungen ist eine technische und organisatorische Aufgabe, die das Bewusstsein und die Verantwortung aller Mitarbeiter erfordert. Auch eine ständige Anpassung an neue Cyberbedrohungen und Gesetzesanforderungen ist notwendig.
Das Ziel besteht darin, die Konformität, Integrität und Vertraulichkeit der wichtigen Daten jederzeit zu gewährleisten. Wichtig ist dies einerseits für die rechtliche Absicherung, andererseits für das Vertrauen der Stakeholder.
Datenmigration
Eine weitere Herausforderung in der Stammdatenverwaltung ist die Datenmigration.
Sie ist notwendig, wenn Unternehmen neue Systeme einführen, bestehende Systeme konsolidieren oder Fusionen und Übernahmen stattfinden. In solchen Szenarien müssen oft große Mengen von alten Daten aus heterogenen Systemen in neue Umgebungen überführt werden.
Dieser Prozess ist risikoreich, da Daten oft in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden, inkonsistent sind oder Unvollständigkeiten aufweisen.
Eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenmigration ist unerlässlich, um Datenverluste, Beschädigungen oder die Übernahme fehlerhafter Informationen zu vermeiden. Entsprechende Maßnahmen umfassen die detaillierte Analyse der Quellsysteme, eine Definition der Zielstrukturen, die Bereinigung von Daten, ihre Transformation und umfangreiche Tests.
Fehler in diesem Prozess können zu erheblichen Problemen im operativen Geschäft und zu einer nachhaltigen Beeinträchtigung der Datenqualität führen. Daher ist eine professionelle, strukturierte Herangehensweise zu empfehlen. Auch sollte ausreichend Budget und Zeit für Datenmigrationen eingeplant werden.
